Control de inventario para una tienda pequeña, sin software caro
Vendes una camiseta que creías tener, la buscas para despacharla y no está: toca escribirle a la clienta para disculparte y devolverle la plata. En una tienda pequeña, ese error casi nunca es falta de mercancía, sino falta de control de inventario al día. Y no hace falta un software contable caro para evitarlo. Aquí va cómo llevar el stock por talla y color, qué herramienta te sirve según tu tamaño y los errores que hacen que los números nunca cuadren.
¿Qué es el control de inventario?
El control de inventario es el registro de cuántas unidades de cada producto tiene un negocio, y de cómo cambia esa cantidad con cada entrada de mercancía y cada venta. Su propósito es simple: saber en todo momento qué se puede vender y qué hay que reponer. En una tienda de ropa o accesorios, la unidad que importa no es el producto sino la variante. Una camiseta en tres colores y cinco tallas son quince líneas de inventario, porque la clienta no compra «la camiseta», compra la negra en talla M. Un buen control registra cada venta el día en que se cierra, suma cada compra al proveedor cuando llega y se compara con un conteo físico de vez en cuando. Cuando el inventario está al día, la tienda puede mostrar lo agotado antes de que alguien lo pida, y el dueño sabe qué reponer sin tener que contar cajas.
Cómo llevar el inventario por variante
- Una línea por combinación. Producto, color y talla. Si algo no tiene variantes, una sola línea.
- Entradas: cuando llega mercancía, súmala a la variante exacta.
- Salidas: cuando cierras un pedido, réstalo ese mismo día.
- Conteo físico: una vez al mes, cuenta y corrige.
Si tu catálogo muestra el stock, como un catálogo digital con carrito, el cliente ve lo agotado antes de pedirlo. Lo difícil es el paso tres cuando vendes por WhatsApp: el pedido vive en un chat y es fácil olvidar restarlo. Por eso conviene que el pedido llegue con su talla y color exactos, como explicamos en cómo vender por WhatsApp del pedido al despacho.
Cuaderno, Excel o tienda con stock: cuál te sirve
| Opción | Te sirve cuando… | Se queda corta cuando… |
|---|---|---|
| Cuaderno | Tienes pocos productos y vendes en persona | Manejas tallas y colores |
| Excel o Google Sheets | Una sola persona lo actualiza cada día | Vendes por varios canales o lo editan dos personas |
| Tienda con stock por variante | Vendes por redes y quieres que el catálogo sepa lo que queda | Necesitas contabilidad o facturación electrónica |
| Software de inventario y contabilidad | Tienes bodega, facturación y varios puntos de venta | Es más de lo que una tienda de redes necesita |
Si llevas tallas, empieza por una guía de tallas clara: una talla bien elegida es una devolución menos que registrar.
Ejemplo: una semana de ventas en Moda Bacana
Moda Bacana es la tienda de ejemplo con la que mostramos Vetrelle; no es un cliente real.
- Lunes: llegan 12 camisetas negras en talla M. El inventario de esa variante sube a 12.
- Durante la semana: se cierran cinco pedidos con esa camiseta. Cada cierre descuenta una unidad; quedan 7.
- El viernes: la talla L en blanco llega a cero. La tienda la marca agotada y nadie la puede pedir hasta que llegue más.
Errores comunes en el control de inventario
- Contar productos en vez de variantes. «Quedan 10 camisetas» no dice si queda tu talla.
- Restar al despachar, no al cerrar. Entre una cosa y otra puedes vender dos veces la misma unidad.
- No registrar las ventas en persona o por chat. El inventario solo cuadra si todas las ventas pasan por él.
- No contar nunca. Sin un conteo físico periódico, los errores se acumulan sin que los veas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo llevar el control de inventario de una tienda pequeña?
Anota cuántas unidades tienes de cada variante, no solo de cada producto: la camiseta negra talla M es una línea distinta de la blanca talla S. Descuenta cada venta el mismo día en que la cierras, suma cada entrada de mercancía y cuenta físicamente una vez al mes para corregir las diferencias.
¿Sirve Excel para el control de inventario?
Sí, mientras seas una sola persona, tengas pocos productos y actualices la hoja cada día. Se queda corta cuando vendes por varios canales a la vez, cuando dos personas la editan, o cuando lo que muestras al cliente no se entera de lo que dice la hoja y vendes algo que ya no tienes.
¿Cada cuánto debo hacer inventario físico?
Para una tienda pequeña, una vez al mes es un buen ritmo, y siempre antes de una temporada fuerte o de una promoción. Cuenta las unidades reales de cada variante, compáralas con tus registros y corrige. Si las diferencias se repiten en los mismos productos, revisa cómo se están registrando esas ventas.
El control de inventario de una tienda pequeña se resuelve llevando el stock por talla y color, registrando cada venta al cerrarla y contando una vez al mes. Cuando vendes por redes, lo que más ayuda es que el catálogo y el inventario sean lo mismo. En Vetrelle lo son; pruébalo 5 días sin tarjeta.
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